学生〔2024〕6号

各二级学院学工办：

学生档案是学生在校期间的生活、学习及各种社会实践活动的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据，各二级学院学工办应规范做好学生档案的整理和移交工作。

一、指导学生填写《岭南师范学院学生登记表》

各二级学院学工办指导2021级专升本学生及2023级学生填写《岭南师范学院学生登记表》（附件1），注意事项参照内附的样板。二级学院审核学生信息后将《岭南师范学院学生登记表》放入对应学生档案中，并在档案袋封面目录区域记录。

二、档案整理范围

各学院应组织专人负责核查并整理新生档案，不得接收未被密封或是密封后被擅自打开的档案。学生档案核查范围如下：

（1）学生档案是否与新生信息一致，即档案中学生照片、姓名与学生本人是否一致。（2）档案中不同材料的学生照片、姓名、出生年月等个人信息是否相一致。（3）核对学生中学阶段的学籍材料、高考报考材料等是否齐全。（4）原存放在学生档案中的团籍不用取出；学生自携的团籍材料应该收集后放入学生档案中；学生团籍材料丢失后开具的团员身份证明可以视作团籍的一部分；必须取出团员证取交由学生本人保管。（5）如学生党籍原存放在学生档案中，应取出由学生党组织关系所在的单位保管。（6）《岭南师范学院学生登记表》填写后，经学院审核无误后，逐一装入学生档案。（7）大学体检表（到门诊部完成体检后，由学院负责装入学生档案）。

三、整理工作要求

1.将学生档案放入我校专用档案袋，并在档案袋封面目录相应的地方用铅笔打勾（√）。

2.参考附件2档案袋封面填写样本，填写档案袋封面信息。学生个人信息必须用黑色签字笔工整填写，高中形成的材料中若缺乏其中一项材料(如高考报名表），不要打勾（大专形成的材料可以在相应的地方勾）。另外在每份整理好的档案袋右下角用铅笔写上学号及姓名。

2.学生档案袋不封口，以班级为单位，按学号从上自小到大依序排列捆成一沓，将填写A4印制好的《岭南师范学院XXXX级学生档案名册》（附件3）放在每班档案的最上面。

3.学生档案收集整理后，填写后A4横向单面打印《岭南师范学院学生花名册》（附件4）和《岭南师范学院XXXX级学生档案移交情况明细表》（附件5）一式一份。

四、移交工作要求

由于学生档案移交量较大，为了确保该项工作的有序进行，实行移交业务提前预约。请二级学院在2024年2月28日至2024年3月29日内（不含周末），通过预约电话（0759-3183058）向学生学生档案管理办公室预约。不受理未提前预约、预约后但未按要求整理的移交申请。

业务预约成功后档案移交地点：学生处学生档案管理办公室（紫荆楼306）。附件4、附件5的电子版材料发送到邮箱xgk10579@163.com

附件1：岭南师范学院学生登记表

附件2：岭南师范学院学生档案袋封面

附件3：岭南师范学院XXXX级学生档案名册

附件4：岭南师范学院学生花名册

附件5：岭南师范学院XXXX级学生档案移交情况明细表

学生处    

2024年1月15日